Adjoint administratif

Description de l'offre

Relevant de la Présidence-direction générale, l’adjoint administratif apporte un soutien administratif à l’équipe du Réseau des services de santé en français de l’Est de l’Ontario (le Réseau). Membre de l’équipe de soutien administratif, celui-ci collabore étroitement avec la gestionnaire de bureau afin d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives du Réseau. Appelé à travailler avec plusieurs membres de l’équipe, il appuie particulièrement les activités du Réseau en matière de désignation et d’engagement communautaire. Travaillant dans un environnement en évolution constante, celui-ci sait faire preuve d’initiative et dispose d’une bonne capacité de priorisation et d’adaptation au changement.

RESPONSABILITÉS

Soutien administratif :

• Apporte un soutien administratif : convocation et organisation de rencontres ; préparation de documents, rapports, ou présentations ; arrangements de voyage et inscriptions ; photocopies ; etc.
• Coordonne les rencontres, appuie la logistique, assure la prise de notes lors de réunions administratives pour les groupes suivants :
– Équipe de planification et d’engagement communautaire
– Rencontres de la grande équipe
– Équipe de gestion
– Autres
• Appuie la préparation de documents : recherche, ébauches, mise en page.

Appui à la désignation :

• Organise et coordonne les rencontres du comité de désignation, assure la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux.
• Assure le suivi des décisions du comité de désignation, en collaboration avec la direction de la planification et de l’engagement communautaire.
• Prépare et envoie les lettres de suivi ainsi que les plans de désignation au RLISS et au ministère de la Santé / ministère des Soins de longue durée.
• Maintient des statistiques sur le statut et l’état d’avancement des plans de désignation et prépare des rapports à l’intention de l’équipe de planification et d’engagement communautaire.

Appui à l’engagement communautaire :

• Organise et coordonne la présence du Réseau aux foires et aux événements pertinents.
• Organise et coordonne les consultations et les activités d’engagement avec la communauté, incluant un appui à l’organisation de l’AGA du Réseau.
• Coordonne les inscriptions aux activités d’engagement communautaire et sert de personne-ressource pour les participants.
• Maintient des données et des statistiques sur l’engagement communautaire.

Autres tâches :

• Accueille les visiteurs à la réception, répond aux appels téléphoniques et assure les suivis nécessaires.
• Commande les fournitures et le matériel de bureau requis.
• Collabore avec la gestionnaire de bureau afin de coordonner les activités de travail, respecter les échéanciers et fournir un soutien au besoin.
• Appuie les nouveaux membres de l’équipe dans leur orientation.
• Assure le remplacement de la gestionnaire de bureau/adjoint à la direction en son absence.
• Effectue toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées par la Présidence-direction générale.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE EXIGÉES

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, ou une combinaison d’études collégiales et d’années d’expérience jugée comparable.
• Un minimum de deux ans d’expérience dans un poste jugé semblable.
• Une excellente connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Une excellente connaissance des appareils usuels de bureau ainsi que des logiciels de courriel, de traitement de texte, de tableur et de présentation.
• Maîtriser la suite Google est un atout.
• Une connaissance de la communauté francophone de l’Ontario est un atout.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Capacité de travailler de façon autonome et de contribuer au travail d’équipe.
• Posséder de très bonnes habiletés de communication interpersonnelle.
• Avoir le souci du détail.
• Faire preuve d’initiative, de tact, et de jugement.
• Travailler dans un environnement dynamique et sujet au changement.

Salaire et entrée en fonction :

L’échelle salariale pour ce poste est de 46 730$ à 58 374$. L’entrée en fonction est prévue pour le mois de décembre 2020 ou janvier 2021.

Lieu de travail :

Télétravail durant la pandémie, autrement :
1173, chemin Cyrville, bureau 300
Ottawa (Ontario) K1J 7S6

Modalités d’envoi :

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir une lettre de présentation ainsi que leur curriculum vitae au plus tard le 23 novembre 2020, avant 12h (midi), à l’adresse suivante :

Courriel : [email protected]

Merci de préciser le nom du concours (« adjoint administratif ») au moment de nous envoyer votre candidature.

Dans le présent document, le masculin sert à désigner à la fois les hommes et les femmes et n’est utilisé que pour alléger le texte. Le Réseau souscrit aux mesures d’équité en matière d’emploi. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières, veuillez communiquer avec nous. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature.

Détails de l'offre d'emploi

Adjoint administratif

Réseau des services de santé en français de l'Est de l'Ontario
  • Numéro d'offre d'emploi : MP086
  • Publié le : mardi le 17 novembre, 2020
  • Expire le : jeudi le 17 décembre, 2020
  • Nombre de postes : 1
  • Salaire :
  • Catégorie :
  • Type d'offre d'emploi : Temps plein
  • Lieu : Ottawa

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