Adjointe Exécutive

Description de l'offre

Description

Gelder, Gingras & Associés est une firme de services-conseils basée à Ottawa, au Canada. Fondé en 1995 sur des principes d’excellence professionnelle, d’objectivité, d’innovation et de collaboration, GGA s’est forgé une solide réputation et a fait ses preuves en aidant ses clients à relever de nombreux défis organisationnels, de gestion et d’affaires.

Nous sommes une petite équipe bilingue qui a récemment subi une restructuration (par exemple, passage au travail virtuel). Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour appuyer la directrice de notre firme dans la gestion du volet administratif incluant la gestion des agendas et des communications. Le candidat(e) retenu devra être prêt(e) à évoluer avec notre firme au fur et à mesure que nous traversons la pandémie et que nous nous tournons vers une croissance future et soutenue.

 

Nous sommes entièrement virtuels – aucun soutien sur place n’est nécessaire, sauf demande spécifique. Des modalités de travail flexibles sont possibles et peuvent être discutées (par exemple, à temps partiel).

Salaire d’entrée : 45 000 $ et plus (négociable en fonction de l’expérience).

 

Tâches

  • Organiser le calendrier et coordonner les courriels, les rendez-vous et les tâches de la directrice
  • Coordonner et traiter (selon les besoins) la correspondance relative aux comptes et services de l’entreprise (par exemple, en ce qui concerne la gestion des finances, de la sécurité, du site Web et des TI, etc.)
  • Établir les priorités de travail et diriger l’attribution des tâches en collaboration avec la directrice
  • Coordonner et envoyer des invitations à des réunions aux clients du projet
  • Suivre et coordonner les paiements (par exemple, tenir un calendrier des paiements pour les taxes professionnelles, les comptes et services professionnels, etc.)
  • Maintenir les informations confidentielles pour l’entreprise, l’équipe et la direction et s’assurer que les informations sont traitées de manière appropriée
  • Organiser les dépenses des sous-traitants et des employés et faire des rapports de suivi
  • Répondre aux demandes de renseignements ou les transmettre au membre de l’équipe concerné
  • Préparer des notes d’information et des comptes rendus de réunions, selon les besoins.
  • Tenir à jour les dossiers et les fichiers du projet
  • Préparer la documentation relative au financement et aux subventions gouvernementales
  • Fournir aux cadres la documentation nécessaire pour les réunions et la correspondance avec l’entreprise
  • Déléguer et assurer le suivi des actions qui relèvent du domaine de responsabilité
  • Projets spéciaux confiés par la directrice

 

Qualifications

  • 2 à 5 ans d’expérience ou l’équivalent dans une fonction administrative ou de soutien aux cadres.
  • Excellent sens des affaires et capacité à faire preuve de tact, de jugement et à établir des priorités.
  • Motivé(e) et orienté(e) vers le détail
  • Compétences en communication écrite et verbale claires et concises
  • Capacité à observer et à maintenir le plus grand professionnalisme selon les besoins
  • Haut niveau d’organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches et à coordonner plusieurs dossiers
  • Maîtrise avancée de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Le bilinguisme est un atout

Détails de l'offre d'emploi

Adjointe Exécutive

Gelder, Gingras & Associates

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